Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung des Systems AmtHeld, einem KI-gestützten Sprachdialog-Assistenten zur automatisierten Entgegennahme, Auswertung, Dokumentation und Weiterleitung telefonischer Bürgeranfragen sowie zur Verwaltung und Auswertung dieser Daten über ein webbasiertes Dashboard.

(2) Das System richtet sich ausschließlich an öffentliche Auftraggeber im Sinne des §99 GWB. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des §13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Ergänzend zu diesen AGB gelten:

• der jeweils abgeschlossene Hauptvertrag zwischen Anbieter und Kunde,
• die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

(4) Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen AGB und dem Hauptvertrag oder der AVV gelten die Regelungen des Hauptvertrags bzw. der AVV vorrangig.

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das System AmtHeld zur Verfügung. Die Bereitstellung umfasst insbesondere:

• a) Zugang zum webbasierten Dashboard zur Verwaltung und Auswertung eingehender Anfragen,
• b) Bereitstellung einer oder mehrerer Telefonnummern zur Anrufannahme oder Anbindung kundeneigener Rufnummern,
• c) Einrichtung von Abteilungen und Zuständigkeiten innerhalb des Systems,
• d) Möglichkeit zur Schulung der künstlichen Intelligenz durch das Hochladen kommunaler Inhalte (z. B. Texte, Dokumente, Links, interne FAQs),
• e) Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten mit rollenbasierten Zugriffsrechten,
• f) Speicherung, Dokumentation und statistische Auswertung eingehender Anfragen für eine definierte Laufzeit.

(2) Die initiale Einrichtung des Systems erfolgt in enger Abstimmung mit dem Kunden. Dies umfasst insbesondere die technische Implementierung, das Hinterlegen der Inhalte zur KI-Schulung sowie die Anbindung der Telefonverbindung in Zusammenarbeit mit der EDV-Abteilung des Kunden.

(3) Der Anbieter sorgt für Systempflege, Wartung und kontinuierliche Funktionsfähigkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt, soweit keine dringenden technischen Erfordernisse entgegenstehen.

(4) Der Anbieter gewährleistet während der Vertragslaufzeit den technischen Support sowie die Bereitstellung von Systemdokumentationen gemäß §7 dieser AGB.

(1) Der Kunde verpflichtet sich, alle zur Einrichtung und zum Betrieb des Systems erforderlichen Informationen, Daten und Zugänge vollständig, korrekt und rechtzeitig bereitzustellen. Dazu gehören insbesondere:

• a) die Benennung einer zuständigen Ansprechperson für die Zusammenarbeit mit dem Anbieter,
• b) das Bereitstellen relevanter Inhalte zur Schulung der künstlichen Intelligenz,
• c) die Definition und Strukturierung der kommunalen Abteilungen im System,
• d) die Mitwirkung bei der technischen Anbindung der Telefonverbindung.

(2) Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeitende Zugang zum System erhalten und die ihnen zugewiesenen Rollen entsprechend ihrer Berechtigung nutzen.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, dem Anbieter unverzüglich Funktionsstörungen oder Systemausfälle zu melden und bei der Fehlerbehebung aktiv mitzuwirken.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlich erforderlichen Informationen an betroffene Personen übermittelt werden und – soweit notwendig – entsprechende Einwilligungen eingeholt werden.

(5) Änderungen an der internen Struktur, die das System oder die KI-Nutzung betreffen, sind dem Anbieter mitzuteilen, damit Anpassungen rechtzeitig umgesetzt werden können.

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am System AmtHeld ein. Dieses umfasst die bestimmungsgemäße Nutzung aller im Vertrag vereinbarten Funktionen.

(2) Der Zugang erfolgt über einen geschützten Webzugang. Der Kunde erhält individuelle Zugangsdaten für autorisierte Mitarbeitende. Die Verwaltung der Benutzerkonten liegt in der Verantwortung des Kunden.

(3) Der Quellcode, die Systemarchitektur und sämtliche Eigentumsrechte am System verbleiben uneingeschränkt beim Anbieter. Eine Offenlegung, Vervielfältigung oder Weitergabe an Dritte ist unzulässig, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich genehmigt wurde.

(4) Es ist dem Kunden untersagt, das System oder einzelne Komponenten an Dritte weiterzugeben, zu vermieten, unterzulizenzieren oder in anderer Weise zugänglich zu machen – es sei denn, dies ist vertraglich geregelt oder durch den Anbieter schriftlich genehmigt.

(5) Der Anbieter behält sich vor, technische Schutzmaßnahmen (z. B. Zugriffskontrollen, Nutzungsprotokolle) zu implementieren, um die Systemsicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern.

(1) Der Vertrag wird – sofern nicht anders schriftlich vereinbart – mit einer festen Laufzeit von 12 Monaten abgeschlossen. Eine ordentliche Kündigung ist bis spätestens 30 Tage vor Ablauf der Vertragslaufzeit möglich.

(2) Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate. Auch für jede Verlängerung gilt die Kündigungsfrist von 30 Tagen vor Ablauf der jeweiligen Vertragsperiode.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine der Parteien gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und die Pflichtverletzung trotz schriftlicher Abmahnung nicht binnen angemessener Frist behebt.

(1) Die monatliche Grundvergütung für die Nutzung des Systems AmtHeld beträgt 600 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Im Preis enthalten sind:

• 1.200 Gesprächsminuten pro Monat,
• bis zu 10 Telefonnummern,
• unbegrenzte Anzahl von Agenten,
• beliebig viele Mitarbeiterkonten,
• erweiterter Kundensupport,
• vollständiger Zugriff auf das Dashboard inklusive Gesprächsverlauf.

(2) Für die initiale Einrichtung des Systems fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr in Höhe von 1.500 € zzgl. MwSt. an, sofern nicht abweichend schriftlich vereinbart.

(3) Bei Überschreitung des in Absatz 1 enthaltenen Minutenkontingents gelten folgende Staffelpreise (zzgl. MwSt.):

• 0,35 €/Minute für Minuten 1.201 bis 4.000,
• 0,30 €/Minute für Minuten 4.001 bis 6.000,
• 0,26 €/Minute ab der 6.001. Minute.

(4) Für jede zusätzliche Telefonnummer über das enthaltene Kontingent hinaus wird eine Gebühr von 2 €/Monat berechnet.

(5) Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder einer anderen vom Anbieter zugelassenen Zahlungsmethode.

(6) Alle Preise verstehen sich netto, zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.

(1) Der Anbieter gewährleistet eine durchschnittliche Systemverfügbarkeit von mindestens 98% im Monatsmittel. Ausgenommen hiervon sind Zeiten angekündigter Wartungsarbeiten oder Ausfälle infolge höherer Gewalt.

(2) Planmäßige Wartungsfenster werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt, entweder per E-Mail oder direkt im Dashboard. In dringenden Fällen kann eine kurzfristigere Information erfolgen.

(3) Der Anbieter bietet technischen Support zur Nutzung des Systems per E-Mail sowie – falls erforderlich – telefonisch an. Supportzeiten sind werktags (Montag bis Freitag) von 9:00 bis 17:00 Uhr. In dieser Zeit eingehende Anfragen werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden beantwortet.

(4) Störungen, die den Betrieb des Systems wesentlich beeinträchtigen, werden mit hoher Priorität bearbeitet. Der Kunde verpflichtet sich, solche Störungen unverzüglich zu melden und aktiv bei der Problemlösung mitzuwirken.

(5) Zusätzlich stellt der Anbieter eine Online-Dokumentation zur Verfügung, die die wesentlichen Funktionen, Systemabläufe und häufig gestellten Fragen verständlich erläutert.

(1) Der Anbieter verpflichtet sich zur Einhaltung aller geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

(2) Die im Rahmen der Systemnutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten verbleiben im datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich des Kunden. Der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

(3) Zwischen Anbieter und Kunde wird eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen. Diese bildet einen integralen Bestandteil der Zusammenarbeit.

(4) Der Anbieter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zur Sicherstellung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus. Dies umfasst insbesondere Maßnahmen zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme.

(5) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Eine Datenverarbeitung in Drittländern ist ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

(6) Im Falle einer Datenschutzverletzung informiert der Anbieter den Kunden unverzüglich und unterstützt ihn bei der Einhaltung etwaiger Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen.

(1) Beide Vertragsparteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind, vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung gilt über die Vertragslaufzeit hinaus.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere, aber nicht ausschließlich:

• technische Informationen zum System AmtHeld,
• interne Abläufe und Strukturen des Kunden,
• Schulungsinhalte und Dokumente, die zur KI-Konfiguration bereitgestellt werden,
• Zugangsdaten, Nutzerinformationen und Kommunikationsinhalte,
• Inhalte des Dashboards sowie statistische Auswertungen.

(3) Eine Weitergabe vertraulicher Informationen ist nur dann zulässig, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. In diesen Fällen müssen die betreffenden Personen (z. B. Mitarbeitende, Subunternehmer) vorab schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

(4) Die Vertraulichkeitsverpflichtung entfällt für Informationen,

• die bereits nachweislich vor Vertragsabschluss bekannt waren,
• die ohne Verstoß gegen diese Vereinbarung allgemein zugänglich sind oder werden,
• die aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

(5) Bei Verstößen gegen die Vertraulichkeitspflicht behalten sich die Parteien das Recht vor, Schadensersatzansprüche geltend zu machen.

(1) Der Anbieter ist berechtigt, das System AmtHeld laufend weiterzuentwickeln und zu optimieren. Dies umfasst insbesondere funktionale Erweiterungen, technische Anpassungen sowie gesetzlich erforderliche Aktualisierungen.

(2) Der Kunde erhält im Rahmen des Vertrags automatisch Zugang zu allen regulären Updates, die Bestandteil der jeweils aktuellen Systemversion sind. Ein Anspruch auf bestimmte neue Funktionen besteht jedoch nur, sofern diese Teil des vereinbarten Leistungsumfangs sind.

(3) Wesentliche Änderungen, die den Betrieb oder die Bedienung des Systems betreffen, werden dem Kunden rechtzeitig im Voraus mitgeteilt. Der Anbieter berücksichtigt dabei die Interessen und Abläufe der Kunden nach bestem Wissen.

(4) Zur aktiven Mitgestaltung bietet der Anbieter eine Wunschliste für neue Funktionen an. Kunden können darüber eigene Funktionswünsche einreichen und über eingereichte Vorschläge anderer abstimmen. Die Wunschliste wird regelmäßig im Dashboard und/oder per E-Mail zur Verfügung gestellt.

(5) Funktionswünsche mit hoher Zustimmung mehrerer Kunden werden – sofern technisch und wirtschaftlich umsetzbar – bevorzugt entwickelt und ohne Zusatzkosten für alle Kunden bereitgestellt.

(6) Individuelle Sonderfunktionen, die ausschließlich für einen einzelnen Kunden umgesetzt werden sollen, bedürfen einer separaten Vereinbarung. Für deren Umsetzung kann eine zusätzliche Vergütung vereinbart werden.

(1) Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass der Anbieter die Zusammenarbeit im Rahmen von AmtHeld zu Referenzzwecken öffentlich nennen darf. Dies kann insbesondere erfolgen in:

• Präsentationen und Pitch-Dokumenten,
• auf der Website des Anbieters,
• in sozialen Medien und anderen Marketingkanälen.

(2) Die Nennung darf den kommunalen Namen (z. B. „Stadt Musterstadt") sowie den allgemeinen Projektumfang enthalten. Falls öffentlich zugängliche Logos genutzt werden, erfolgt dies im Rahmen des zulässigen Gebrauchs.

(3) Eine ausführlichere Darstellung, z. B. in Form von Fallstudien, Erfahrungsberichten, Screenshots oder Zitaten, erfolgt nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe durch den Kunden.

(4) Der Kunde ist ebenfalls berechtigt, in seiner eigenen Öffentlichkeitsarbeit auf die Nutzung von AmtHeld hinzuweisen und den Anbieter zu nennen.

(1) Der Anbieter haftet für Schäden – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter ausschließlich bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), jedoch beschränkt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

(2) Eine weitergehende Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverluste oder sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften (z. B. Produkthaftung, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit) eine andere Regelung vorsehen.

(3) Der Anbieter haftet nicht für Einschränkungen oder Störungen, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen, insbesondere bei Ausfällen von Telekommunikationsverbindungen, Internetzugängen, Stromversorgung oder höherer Gewalt.

(4) Der Kunde bleibt für die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Pflichten in Bezug auf die von ihm bereitgestellten Inhalte und personenbezogenen Daten verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Verstöße, die auf fehlerhafte, unvollständige oder unzulässige Angaben des Kunden zurückzuführen sind.

(1) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für eine Änderung des Textformerfordernisses selbst.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, eine Regelung zu finden, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(4) Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Cloppenburg, sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.