Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und des AmtHeld-Systems.

§ 1 Verantwortlicher

§ 2 Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: info@melodesigner.de

§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Beim Besuch der Website

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Informationen erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem
• Name Ihres Access-Providers

Diese Daten werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, der Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität sowie der Optimierung unseres Internetangebots.

3.2 Bei Nutzung des Kontaktformulars

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3.3 Bei Nutzung des AmtHeld-Systems (für Kunden)

Im Rahmen der Nutzung des AmtHeld-Systems werden folgende Daten verarbeitet:

• Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort)
• Kontaktdaten der autorisierten Mitarbeiter
• Nutzungsdaten (Login-Zeiten, Aktivitäten im System)
• Konfigurationsdaten der kommunalen Einrichtung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.4 Verarbeitung von Anrufdaten im AmtHeld-System

Als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden (Kommunen) folgende Daten:

• Telefonnummern der Anrufer (sofern nicht unterdrückt)
• Datum und Uhrzeit der Anrufe
• Gesprächsdauer
• Gesprächsinhalte (Transkription und Audioaufzeichnung)
• Erkannte Themen und Anliegen
• Sprachdaten zur Verarbeitung durch die KI

Wichtig: Die datenschutzrechtliche Verantwortung für diese Daten liegt bei der jeweiligen Kommune. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Kunden gemäß der abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

§ 4 Cookies und Tracking-Technologien

4.1 Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir nutzen folgende Arten von Cookies:

• Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich (z.B. Session-Cookies für den Login-Bereich).
• Analyse-Cookies: Diese Cookies helfen uns, das Nutzerverhalten zu verstehen und unser Angebot zu verbessern.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen.

4.2 Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Google Analytics vollständig um.

IP-Anonymisierung: Wir haben auf dieser Website die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt.

Browser-Plugin: Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren:https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Die Nutzung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse, Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unserer Website.

§ 5 Eingebundene Dienste und Tools

5.1 Calendly

Für die Terminbuchung nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC, 3423 Piedmont Road NE, Atlanta, GA 30305, USA. Wenn Sie einen Termin über Calendly buchen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und E-Mail-Adresse
• Ggf. Telefonnummer
• Termindetails und Nachricht

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Calendly hat sich dem EU-US Data Privacy Framework angeschlossen und bietet damit ein angemessenes Datenschutzniveau.

5.2 OpenAI API (für AmtHeld-System)

Für die KI-gestützte Sprachverarbeitung im AmtHeld-System nutzen wir die API von OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Dabei werden Sprachdaten zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt.

Wichtig: Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Auftragsverarbeitung für unsere Kunden (Kommunen). Wir haben mit OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der die DSGVO-konforme Verarbeitung sicherstellt.

5.3 Hosting und Content Delivery

Unsere Website und das AmtHeld-System werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Die Server sind ISO 27001 zertifiziert und erfüllen höchste Sicherheitsstandards.

5.4 Schriftarten

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Web Fonts. Die Schriftarten sind lokal eingebunden. Eine Verbindung zu Servern von Drittanbietern findet dabei nicht statt.

§ 6 Datenübermittlung an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nur statt, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• dies zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Bei der Nutzung des AmtHeld-Systems erfolgt keine Weitergabe der im Auftrag unserer Kunden verarbeiteten Anrufdaten an Dritte, es sei denn, dies ist zur Erfüllung des Auftrags erforderlich und wurde vom Kunden autorisiert.

§ 7 Internationale Datenübermittlung

Soweit wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, erfolgt dies nur, soweit es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht.

Wir setzen dabei nur Dienstleister ein, die ein angemessenes Datenschutzniveau nachweisen können, insbesondere durch:

• Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission
• EU-Standardvertragsklauseln
• Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework

§ 8 Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

Spezifische Speicherfristen:

• Server-Logfiles: 7 Tage
• Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung der Anfrage, danach gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Kundendaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen)
• Anrufdaten im AmtHeld-System: 90 Tage (kann auf Kundenwunsch verkürzt werden)
• Google Analytics: 14 Monate

§ 9 Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch verlangen.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

9.7 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

§ 10 Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Alle Server, auf denen das AmtHeld-System betrieben wird, sind ISO 27001 zertifiziert und erfüllen damit höchste internationale Sicherheitsstandards.

§ 11 Besondere Hinweise für Anrufer bei Kommunen (AmtHeld-System)

Wenn Sie bei einer Kommune anrufen, die das AmtHeld-System nutzt, gilt Folgendes:

• Ihr Anruf wird von einer KI entgegengenommen und verarbeitet
• Das Gespräch wird aufgezeichnet und transkribiert
• Die Daten werden für 90 Tage gespeichert (sofern nicht anders konfiguriert)
• Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Kommune, nicht die Melo Designer GmbH

Für Fragen zu Ihren Daten wenden Sie sich bitte direkt an die Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Kommune.

§ 12 Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

§ 13 Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

E-Mail: info@melodesigner.de
Telefon: +49 4475 9296 293